Toezicht op uw contracten

M-Files Contractmanagement stelt organisaties in staat hun belangrijke processen op efficiënte wijze te automatiseren en meer inzicht te verkrijgen. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat er geen contracten onbedoeld worden beëindigd en dat er geen belangrijke kansen worden gemist, zoals een korting of een heronderhandelingsperiode. Contracten kunnen digitaal worden ondertekend met behulp van de mobiele app van M-Files. Ook wanneer u niet op kantoor bent. Belangrijke belanghebbenden ontvangen automatische berichten over belangrijke contractsituaties, zoals beëindigings- en verlengingsdata. Er kunnen op eenvoudige wijze beveiligde toegangscontroles worden geconfigureerd op basis van functies, teams en projecten. Zo hebben alleen bevoegde teamleden toegang en/of kunnen zij wijzigingen aanbrengen in belangrijke contracten en overeenkomsten.

"Onze contracten doorlopen verschillende cycli. Documenten aanvragen, toewijzen, opstellen, verzenden voor beoordeling, ondertekenen, medeondertekenen, wijzigen, verlengen etc. Het was een uitdaging voor ons om toezicht te houden op de status van elk afzonderlijk contract. De mogelijkheid die M-Files biedt om documenten te labelen met metadata biedt nu veel meer inzicht in de stand van zaken van elk contract. Met een simpele muisklik zien we alle belangrijke gegevens. Wat er aan wie is toegewezen, de huidige status, welk bedrijf het verzoek heeft gedaan, de functie van de betrokken persoon, of het contract specifieke bepalingen bevat, de meest recente versie en dergelijke." Lees de volledige aanbeveling.

NBC Universal, Verenigde Staten
Entertainment

Voordelen van het automatiseren van contractmanagement

  • Volledig inzicht

    Een volledig inzicht in de contracten en contractprocessen en altijd toegang tot de meest recente versie, opgeslagen in een centrale bewaarplaats. Bent u op reis? Gebruik de mobiele app!

  • Toezicht verzekerd

    Een volledige auditgeschiedenis en versiebeheer met automatische toegangspermissies stellen u in staat gevoelige contractgegevens te beschermen, blootstelling aan risico's te beperken en er zeker van te zijn dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben. Voorkom sancties met notificaties voor mijlpalen en vervaldata.

  • Meer efficiëntie

    Maak contracten op eenvoudige en consitente wijze aan en maak gebruik van electronische workflows om contracten gedurende hun levenscyclus te beheren. Uw personeel wordt m.b.v. notificaties op de hoogte gesteld van openstaande taken.

  • 360-gradenweergave van contracten

    In tegenstelling tot andere oplossingen plaatst M-Files uw contracten in context met gerelateerde informatie, zoals correspondentie, klant- en leveranciersgegevens, termijnen, data en andere attributen. Op deze manier kan de gebruiker contracten beter doorbladeren, verwerken, zoeken en beheren.

Belangrijke functies

Ondersteunen van de volledige levenscyclus van contracten van begin tot archivering.

Op efficiënte wijze kernprocessen automatiseren en meer inzicht verkrijgen, om er zeker van te zijn dat er geen contracten onbedoeld worden beëindigd en geen belangrijke kansen worden gemist, zoals een korting of een heronderhandelingsperiode. Contracten kunnen ook digitaal worden ondertekend met behulp van de mobiele app van M-Files, ook wanneer u niet op kantoor bent. Belangrijke belanghebbenden ontvangen automatische berichten over belangrijke contractsituaties, zoals beëindigings- en verlengingsdata. Er kunnen op eenvoudige wijze beveiligde toegangscontroles worden geconfigureerd op basis van functies, teams en projecten. Zo hebben alleen bevoegde teamleden toegang en/of kunnen zij wijzigingen aanbrengen in belangrijke contracten en overeenkomsten.


"Voor ons was het zaak om M-Files zodanig te configureren dat we er zeker van konden zijn dat alleen de belangrijke en juiste informatie in ons systeem terecht zou komen, ondanks de verschillende contractsjablonen. Tegelijkertijd wilden we uitgebreide metadata creëren voor elke winkel. Dat houdt in dat we een contract kunnen zoeken op stadsnaam, adres, huurperiode, prijs, vloeroppervlak of contactpersoon." Lees de volledige aanbeveling.



“Onze contractbestanden zijn complex en bevatten bijbehorende offerteaanvragen, offertes, samenwerkingsovereenkomsten, leveringsbonnen en taakopdrachten. M-Files heeft nauw met ons samengewerkt bij het ontwerpen van een contractmanagementstructuur die voldoet aan onze behoeften. We zijn begonnen met het invoeren van M-Files voor het beheer van onze contracten in de VS. Nu zijn we bezig met uitbreiding ervan naar onze internationale activiteiten." Lees de volledige aanbeveling.



R-kioski, Finland
Detailhandel - kruidenierszaken



Rapiscan systems, Verenigde Staten
Terrorismebestrijdingsproducten en -diensten